Een prachtige organisatie om voor te werken!
Een kijkje achter de schermen bij Stichting DE 4DAAGSE met Babs Rijke en Luc Dirks
Een kijkje achter de schermen bij Stichting DE 4DAAGSE met Babs Rijke en Luc Dirks
Babs Rijke
Babs Rijke is sinds 2021 werkzaam bij Stichting DE 4DAAGSE. Ze is senior marketing- en communicatieadviseur. Tijdens de 4Daagseweek is ze daarnaast ook hoofd communicatie. Babs is het aanspreek- en contactpunt voor alle pers en relaties, en staat aan het hoofd van alles wat met interne en externe communicatie te maken heeft. “Een enorm diverse en uitdagende functie, die ik elke dag met heel veel plezier bekleed. Ik heb ontzettend fijne collega’s en de 4Daagse is een prachtige organisatie om voor te werken.”
Organisatie
Om alles goed te laten verlopen, werken we met een uitgeschreven organisatiestructuur, met afdelingen als communicatie, handhaving en toezicht, enzovoort. Binnen de organisatie zijn vijf bestuursleden, tien hoofden van dienst, twaalf vaste medewerkers en ongeveer 350 fantastische vrijwilligers. Een flinke organisatie dus, maar wel een met een groot saamhorigheidsgevoel. We werken allemaal toe naar dat ene moment: die vrijdag van de intocht, om alle wandelaars binnen te halen na een geslaagde wandelvierdaagse. Die gelukkige, blije gezichten, daar doen we het allemaal voor.
Werkzaamheden
“Ik werk ongeveer 32 uur per week voor Stichting DE 4DAAGSE. In het hoogseizoen is dat meer, omdat er dan veel werk bij komt kijken. Deze weken zijn erg druk; het kost veel energie, maar het geeft ook veel energie. Nu ben ik bijna non-stop aan het werk, ook regelmatig in de weekenden. Begin juli is er de persconferentie, die we momenteel voorbereiden. Daarnaast zijn we bezig met persberichten, het bijwerken van de socials en de communicatie naar de wandelaars. Ook voor hen gaat het natuurlijk beginnen. We informeren hen de komende tijd over allerlei zaken rond de 4Daagse: waar ze zich moeten melden, wat ze mee moeten nemen en welke app ze kunnen downloaden met allerlei feitjes en weetjes die hen op weg helpen. Ook leggen we de laatste hand aan de roosters van bijvoorbeeld de fotografen. Onze fotografen krijgen een plek toegewezen waar ze foto’s kunnen maken, met tijdschema’s.
We zijn ook bezig met projecten als ‘In de spotlights’, ons magazine dat de wandelaar meekrijgt in de goodiebag, en onze podcast. Die maak ik sinds vorig jaar samen met Gijs de Bakker (Team Podcast), die mede-presentator is, en zijn collega San Sperber, die langs de route staat. De podcast van 2024 heet ‘De route naar de start’, dit jaar heet hij ‘De route naar de Via Gladiola’. Voor deze editie hebben we zes afleveringen opgenomen. Tijdens de intocht maken we een bonusaflevering. De podcast biedt de luisteraar informatie over trainingen en de tocht zelf. We laten ervaren wandelaars aan het woord die tips en ervaringen delen. De podcast is terug te vinden op je favoriete podcastapp.
Toiletcampagne
Ook de week na de 4Daagse zijn we nog bezig. Dan werken we de aftermovie uit, stellen we het tevredenheidsonderzoek op en versturen we dat. We plaatsen de laatste foto’s en beelden op de socials en sturen bedankmails naar onze partners en sponsoren. Na die week is het vooral ontladen, bijkomen en even genieten van de vakantie. Eind augustus begint het weer voor het jaar erop. Dan zijn de eerste resultaten binnen en evalueren we met elkaar, en met de partners en sponsoren.
Vanaf september werken we de evaluaties uit en maken we plannen voor het komende jaar. Dat vind ik zelf een leuke fase, omdat je dan de tijd hebt om nieuwe ideeën uit te werken. Je wilt immers elk jaar verbeteren en het evenement nog meer in de kijker zetten. Zo hebben we dit jaar een nieuwe toiletcampagne. We hebben voor meer toiletten gezorgd, die bovendien op betere plekken staan. Daarnaast zijn er elk jaar veel bewoners die hun toilet ter beschikking stellen. Voor hen hebben we een speciale poster ontworpen die men kan downloaden en ophangen.
Tijdens de uitvoerende fase komt er weer meer communicatie bij kijken. Dat is ook de fase waarin we het jaarplan uitvoeren en beginnen met het uitwerken van de inschrijfprocedure. Zo loopt de organisatie het hele jaar door.
De variatie maakt het leuk. Het werken in de evenementenwereld vind ik fantastisch, omdat je werkt met pieken en dalen, en samen met je team toewerkt naar dat ene moment waar het om draait. In dit geval is dat natuurlijk het uitlopen van de 4Daagse door de wandelaars. Op de vrijdag maak ik zelf ook even tijd vrij om vrienden en kennissen die meelopen te zien binnenkomen. Als het lukt, sta ik klaar met gladiolen. Dat brengt natuurlijk ook emotie met zich mee. Ik ben dan zó trots op ze – geweldig wat ze presteren.
Luc Dirks
Luc Dirks werkt sinds april vorig jaar voor Stichting DE 4DAAGSE, als operationeel coördinator.
“Bij een groot evenement als de 4Daagse komt veel kijken. Er moet ontzettend veel geregeld worden. Daarom is een goede voorbereiding van cruciaal belang. Die voorbereiding – daar zijn we het hele jaar mee bezig.”
Regelneef
“Mijn werkweek bestaat uit 32 uur, maar in het hoogseizoen ben ik elke dag wel aan het werk. Zeker in juli draai ik dagen van 12 uur om alles geregeld te krijgen. Alles goed draaiende houden is een flinke klus, maar wel een hele leuke, die veel uitdaging en voldoening biedt. Ik ben vooral betrokken bij het productionele en technische deel van de organisatie. Samen met coördinatoren van verschillende afdelingen regel ik het operationele stuk van de 4Daagse. Zo maak ik alle plattegronden, regel de zaken met de verschillende leveranciers en ben ik betrokken bij de inkoop. Ook onderhoud ik contacten met diverse partijen, zoals de provincie, gemeenten, sponsoren en bedrijven. Het is vooral veel afstemmen en goed de planning bewaken. Er zijn talloze zaken die geregeld moeten worden bij de 4Daagse. Er is een festivalterrein rondom de Wedren, en op vrijdag is er het intochtgebied dat voorzien moet worden van onder meer tenten, elektriciteit, tafels, bruggen, startpoorten, dranghekken, televisieschermen, wc’s en nog veel meer.”
Opbouwen
In de weken voorafgaand aan de 4Daagse heerst er een gezonde spanning. Begin juli krijgen we de sleutel van de Wedren, en beginnen we met het weghalen van lantaarnpalen, stoepranden en wegdelen. We zijn dan al volop bezig met de opbouw en het zetten van de puntjes op de i.
Er kan natuurlijk van alles gebeuren waardoor we moeten afwijken van de planning. Zo zorgde de hitte vorig jaar ervoor dat we de route op vrijdag moesten inkorten. Veel mensen merken dat niet, maar dat legt veel druk op het organisatieteam. We hebben dan maar een paar uur om een nieuwe route te regelen, borden en dranghekken te verplaatsen, EHBO-posten aan te passen, af te stemmen met gemeenten en wandelaars te informeren. Maar er is een groot gevoel van saamhorigheid en drive om alles op tijd klaar te krijgen. Dan maar een paar uur minder slaap – we gaan door tot het goed is.
Terug naar het oude
Op vrijdag is er een groot feest, ook voor de medewerkers en vrijwilligers van de 4Daagse. We vieren dat we zoveel wandelaars hebben mogen verwelkomen, dat het een geslaagde editie is geweest en dat alles goed is verlopen. Die blije gezichten, dáár doen we het voor. Het geeft ons ook een gevoel van trots dat we daaraan hebben mogen bijdragen. Diezelfde dag beginnen we met afbouwen; drie dagen later is het terrein bijna weer zoals altijd. Alsof er niets is gebeurd – dat blijft altijd een apart gevoel.
Na een grondige evaluatie en een welverdiende vakantie starten we in september met de voorbereidingen van de volgende editie. Tijdens de evaluatie bedenken we ook altijd wat beter kan. We vinden het belangrijk om met de tijd mee te gaan en in te zetten op duurzaamheid. Daarom hebben we dit jaar meer schaduwplekken gecreëerd voor de wandelaars en is het medische gedeelte verplaatst naar het gebouw naast de Wedren. In plaats van een tent op het Julianapark gebruiken we nu optimaal een bestaand gebouw. Ook het VIP-gedeelte op de Wedren is aangepast. Dit gaat een grote verandering betekenen – óók voor de wandelaar. Wat dat is? Dat zie je bij de start van de 4DAAGSE.
De kracht van vrijwilligers
Ik wil graag benadrukken dat we nergens zouden zijn zonder de vele vrijwilligers die zich dag en nacht inzetten voor de 4Daagse. Ze doen dit allemaal in hun vrije tijd, onbaatzuchtig. Ik vind dat fantastisch en ben ze heel dankbaar. Daarom vind ik het ook mooi dat er een speciaal moment voor hen is, wanneer we samenkomen in De Vereeniging. Daar worden ze in het zonnetje gezet – vooral de nieuwkomers en de oudgedienden. Ook is er een barbecue. Op de vrijdag sluiten we gezamenlijk af met een lekker biertje. Er is een groot gevoel van saamhorigheid.
100 jaar de ‘Nijmeegse’ 4Daagse
Dit jaar is een speciaal jaar. Het is namelijk de honderdste keer dat zowel de start als finish in Nijmegen is. De 4Daagse bestaat sinds 1909, maar in de beginjaren waren er verschillende steden die dienden als start- of finishplaats. Om het honderdjarige jubileum te vieren, zijn er een aantal speciale acties. Zo wordt er een speciale munt geslagen en wordt de 4Daagse-puzzel van Van Haasteren opnieuw uitgebracht. Op de startdag van de 4Daagse, op zondag als ook de vlaggenparade is, organiseren we een jubileumconcert.
